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06.南亞科技學校財團法人南亞技術學院個人資料保護管理要點

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  • 日期:2016/9/1

南亞科技學校財團法人南亞技術學院個人資料保護管理要點

101.12.27 101學年度第2次校務會議通過

103.10.9 103學年度第1次校務會議修正通過

105.09.01 105學年度第1次校務會議變更校名

第一章  總則

一、南亞科技學校財團法人南亞技術學院(以下簡稱本校),為落實執行個人資料之保護及管理,故依個人資料保護法(以下簡稱個資法)相關規定,特訂定南亞科技學校財團法人南亞技術學院個人資料保護管理要點(以下簡稱本要點)

二、本校之個資保護工作由校長擔任個人資料管理人(以下簡稱管理人),並得指定一位召集人負責統合個資管理與稽核事務,召集人下分別設置『個人資料保護管理委員會』(以下簡稱個資管理委員會)與個資稽核小組,個資管理委員會負責督導與協調本校個資保護規畫執行事宜;個資稽核小組則負責稽核個資保護推動之執行成效

本校推動個人資料保護之組織架構與編成說明如下:

()組織架構

個資保護小組

()編組成員與職掌

職稱/編組

職掌

成員與任免方式

個人資料管理人

負責督導本校安全維護計畫訂定及執行

由校長擔任

召集人

1.      承管理人之命,督導與協調本校個資保護規畫執行事宜(含稽核)

2.      定期向管理人提報個人資料檔案安全維護管理情形

由主任祕書擔任

個資管理委員會

1.      本校個人資料保護政策之擬議。

2.      本校個人資料管理制度之推展。

3.      本校個人資料隱私風險之評估及管理。

4.      本校各教職員之個人資料保護意識提升及教育訓練計畫之擬議。

5.      本校個人資料管理制度基礎設施之評估。

6.      本校個人資料管理制度適法性與合宜性之檢視、審議及評估。

7.      其他本校個人資料保護、管理之規劃及執行事項。

1.      本校各一級單位主管

2.      管理人或召集人可視需要另行指定適當人員擔任

主任委員

1.      主持個資管理委員會議程並負責推動與協調本校個資保護規畫執行事宜

2.      不定期向召集人提報個人資料檔案安全推動管理情形

由資訊圖書處處長擔任

總幹事

依個資管理委員會決議事項,推動各項個資保護工作

由主任委員提請管理人及召集人同意後任命

各部門個資專責人員

負責該部門所屬人員個資管理與執行本校個資管理規定(要求),包含

1.      當事人依個資法第十條及第十一條第一項至第四項所定請求事項之考核。

2.      個資法第十一條第五項及第十二條所定通知事項之考核。

3.      個資法第十七條所定公開或供公眾查閱。

4.      個資法第十八條所定個人資料檔案安全維護。

5.      依本要點第三點第四款所為擬議之執行。個人資料保護法令之諮詢。

6.      個人資料保護事項之協調聯繫。

7.      單位內個人資料損害預防及危機處理應變之通報。

8.      本校個人資料保護政策之執行、單位內個人資料保護之自行查核。

9.      其他與單位內個人資料保護管理有關事項之規劃及執行。

各一級單位部門主管指定,並經委員會同意後備查。

個資推動與管理小組

1.      規劃草擬個資管理制度與訂定相關作業準則(程序)

2.      辦理個資保護相關之工作或認知訓練。

3.      本校各單位個資相關作業問題諮詢服務。

4.      個資管理委員會相關行政運作。

由主任委員提請管理人及召集人同意後任命

緊急應變處理小組

1.      分析與研判個資外洩的管道,並向主任委員報告後續處理作為與結果。

2.      資訊安全技術支援。

由主任委員提請管理人及召集人同意後任命

個資保護聯絡窗口

1.      個資外洩或不當揭露之申訴案件聯繫單一窗口。

2.      個人資料保護業務之協調聯繫及緊急應變通報。

3.      管制申訴案件執行情形。

由主任委員提請管理人及召集人同意後任命

個資稽核小組

負責規劃與執行本校個人資料檔案安全維護之稽核事宜

由本校稽核組組長兼任小組長,小組成員為本校內部控制稽核小組委員

()個資管理委員會每學期召開乙次,如有必要,得召開臨時會。

()本校另依教育部要求訂定『個人資料檔案安全維護計畫』,以利個資保護工作之推動。

第二章  個人資料範圍、蒐集、處理及利用

一、本校蒐集、處理或利用個人資料之特定目的,以本校依適當方式公開者為限。有變更者,亦同。

二、各單位對於個人資料之蒐集、處理或利用,應確實依個資法第五條規定為之。遇有疑義者,應提請本小組研議。

三、各單位蒐集當事人個人資料時,應明確告知當事人下列事項。但符合個資法第八條第二項規定情形之一者,不在此限:

()機關或單位名稱。

()蒐集之目的。

()個人資料之類別。

()個人資料利用之期間、地區、對象及方式。

()當事人依個資法第三條規定得行使之權利及方式。

()當事人得自由選擇提供個人資料時,不提供對其權益之影響。

四、各單位蒐集非由當事人提供之個人資料,應於處理或利用前,向當事人告知個人資料來源及本要點第八點第一款至第五款所列事項。但符合個資法第九條第二項規定情形之一者,不在此限。

前項之告知,得於首次對當事人為利用時併同為之。

第一項非由當事人提供之個人資料,於個資法修正施行前即已蒐集者,除有個資法第九條第二項所定免為告知之情形外,應自個資法修正施行之日起一年內完成個資法第九條第一項所列事項之告知。

五、各單位依個資法第十五條第二款及第十六條但書第七款規定經當事人書面同意者,應取得當事人同意書。

六、各單位依個資法第十五條或第十六條規定對個人資料之蒐集、處理、利用時,應詳為審核並簽奉核定後為之。

各單位依個資法第十六條但書規定,對個人資料為特定目的外之利用,應將個人資料之利用歷程做成紀錄。

對於個人資料之利用,不得為資料庫之恣意連結,且不得濫用。

七、本校保有之個人資料有誤或缺漏時,應由資料蒐集單位簽奉核定後,移由資料保有單位更正或補充之,並留存相關紀錄。

因可歸責於本校之事由,未為更正或補充之個人資料,應於更正或補充後,由資料蒐集單位以通知書通知曾提供利用之對象。

八、本校保有之個人資料正確性有爭議者,應由資料蒐集單位簽奉核定後,移由資料保有單位停止處理或利用該個人資料。但符合個資法第十一條第二項但書情形者,不在此限。

個人資料已停止處理或利用者,資料保有單位應確實記錄。

九、本校保有個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時,應由資料蒐集單位簽奉核定後,移由資料保有單位刪除、停止處理或利用。但符合個資法第十一條第三項但書情形者,不在此限。

個人資料已刪除、停止處理或利用者,各該單位應確實記錄。

十、各單位依個資法第十一條第四項規定刪除、停止蒐集、處理或利用個人資料者,應簽奉核定後移由資料保有單位為之。

個人資料已刪除、停止蒐集、處理或利用者,資料保有單位應確實記錄。

十一、本校遇有個資法第十二條所定個人資料被竊取、洩漏、竄改或其他侵害情事者,經查明後,應由資料外洩單位以適當方式儘速通知當事人。

第三章  當事人行使權利之處理

一、當事人依個資法第十條或第十一條第一項至第四項規定向本校為請求時,應檢附相關證明文件。

前項書件內容,如有遺漏或欠缺,應通知限期補正。

申請案件有下列情形之一者,應以書面駁回其申請:

()申請書件內容有遺漏或欠缺,經通知限期補正,逾期仍未補正。

()有個資法第十條但書各款情形之一。

()有個資法第十一條第二項但書或第三項但書所定情形之一。

()與法令規定不符。

二、當事人依個資法第十條規定提出之請求,應於十五日內為准駁之決定。

前項准駁決定期間,必要時得予延長,延長期間不得逾十五日,並應將其原因以書面通知請求人。

三、當事人閱覽其個人資料,應由承辦單位派員陪同為之。

四、當事人依個資法第十一條第一項至第四項規定提出之請求,應於三十日內為准駁之決定。

前項准駁決定期間,必要時得予延長,延長期間不得逾三十日,並應將其原因以書面通知請求人。

五、本校保有之個人資料檔案之公開,仍適用政府資訊公開法或其他法律規定。

六、為防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏,本校指定之個人資料檔案安全維護專人,應依本要點及相關法令規定辦理個人資料維護事項。

第四章  個人資料檔案安全維護

一、個人資料應建立管理制度,分級分類管理,並針對接觸人員建立安全管理規範。

二、為強化個人資料檔案資訊系統之存取安全,防止非法授權存取,維護個人資料之隱私性,應建立個人資料安全稽核制度。

三、個人資料安全維護工作,除本要點外,並應符合相關主管機關及本校訂定之相關個人資料規範與作業。

第五章  附則

一、本校依個資法第四條規定委託蒐集、處理或利用個人資料者,適用本要點。

二、本要點經校務會議通過後公布實施,修正時亦同。